Cuál es la función de una PMO

¿Cuál es la función de la PMO?, o la versión más rústica de la misma duda ¿para que sirve una PMO? Esta es una pregunta que se hacen muchas empresas a la hora de plantearse la posibilidad de crear una oficina de proyectos (Project Management Office) en su organización (si esa pregunta nos la estamos haciendo cuando ya está creada, mal asunto: es muy posible que no hayamos seguido un criterio claro a la hora de crearla por moda o imitación de otros). Como buen gallego, la respuesta a esa pregunta es un DEPENDE.

Lo primero que tenemos que tener claro es que tipo de PMO podemos crear y luego definir para que necesitamos esa figura en nuestra organización, que objetivo queremos alcanzar. Pero antes,…

¿Qué entendemos por Oficina de Dirección de Proyectos (PMO)?

Podemos encontrar múltiples definiciones de lo que es una Oficina de Dirección de Proyectos (PMO). Si nos quedamos con la definición establecida por el PMBok® (Project Management Body of Knowledge), uno de los estándares de gestión de proyectos más extendidos, una PMO es una estructura de gestión que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y hace más fácil compartir recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Las responsabilidades de una PMO pueden abarcar desde funciones de soporte para la dirección de proyectos hasta la responsabilidad de la propia dirección de uno o más proyectos.

La PMO integra los datos y la información de los proyectos estratégicos corporativos y evalúa hasta qué punto se cumplen los objetivos estratégicos de alto nivel. La PMO constituye el vínculo natural entre el portafolio, conjunto de programas y proyectos de la organización y los sistemas de gestión corporativos.

Ahora que ya conocemos su definición ¿Cómo se puede implantar en las empresas?

Tipos de PMO

No todas las empresas implantan las PMO de la misma forma. Cada organización tendrá que decidir qué función deberá desempeñar y adaptar la estructura y capacidad de la PMO a dicha función. A grandes rasgos, nos podemos plantear varios modelos de PMO en función del grado de control e influencia que ejercen sobre los proyectos en el ámbito de la empresa:

  • PMO de apoyoEjercen poco o ningún control en los proyectos y su rol se centra en un papel meramente consultivo. Básicamente su función principal es la de proporcionar un marco metodológico, herramientas, plantillas, mejores prácticas y lecciones aprendidas de otros proyectos que deberán ser usadas por los distintos directores de proyectos dentro de la organización. Además podrán realizar actividades de formación y proporcionar acceso a información, actuando como un repositorio de proyectos.
  • PMO de controlEste tipo de oficina las podríamos asimilar con los departamentos de control de gestión donde su función principal se centra en recopilar información de los proyectos, monitorizar su ejecución, comprobar posibles desviaciones en las métricas clave (KPO-Key Process Outputs), así como proporcionar informes consolidados a la gerencia/dirección de la empresa. Esto hace que su grado de control de los proyectos sea moderado.
  • PMO de Dirección. Mientras que en los dos tipos anteriores la PMO no tienen una participación activa en la dirección de los proyectos, hay otro tipo de PMO donde la dirección de los proyectos recae directamente en ellas. Las PMO de dirección disponen de personal, directores de proyecto, con capacidad para dirigir y gestionar los distintos proyectos que se desarrollen en la compañía. En determinadas organizaciones no se encargan de dirigir todos los proyectos, sino solamente aquellos más relevantes o estratégicos. Ejercen un grado de control elevado en los proyectos.

Como decía, cada organización tiene que decidir qué tipo de PMO soporta mejor su estrategia, incluso definiendo PMO’s con funciones que mezclen funciones de los tres tipos que acabamos de ver.

Por otro lado, las Oficinas de Proyectos se pueden ceñir a un ámbito concreto de actuación: por ejemplo, típicamente las oficinas de proyectos se centraron o nacieron en los departamentos de tecnología. Pero existe otra corriente, una nueva evolución, donde las PMO’s abarcan proyectos dentro de toda la organización.

En este escenario entramos en lo que se conoce como EPMO (Enterprise Project Management Office) o CPMO (Corporate Project Management Office). Este tipo de oficinas de alto nivel se centran en asegurar el correcto alineamiento de los proyectos con la estrategia de la empresa, asegurando la obtención de resultados. No suelen darse en pequeñas y medianas empresas.

Una de las facetas en las que se pueden centrar es el de asegurar que los proyectos se realizan de la misma forma con independencia del departamento que esté involucrado. Una PMO basada en la organización, en relación a las que están basadas en departamentos, necesitarán un soporte ejecutivo fuerte ya que no estamos hablando de estrategias de proyecto meramente departamentales, sino organizativa y una EPMO debería asegurarse de que todos los proyectos están alineados con la estrategia y la dirección corporativa.

Figura. Distintos enfoques jerárquicos de PMO.

Como podéis ver, la Oficina de Dirección de Proyectos es un enfoque que da mucho juego y puede tener mucho recorrido en las organizaciones. Sin embargo, para que se consolide a nivel organizativo, las personas involucradas tienen que tener claro el enfoque y las metas a alcanzar, y no embarcarse en su implantación por una simple moda.

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