Las Redes Sociales y la Gestión de Proyectos

Vivimos en una sociedad donde el acceso a la información ha dejado de ser un privilegio de unos pocos y se ha democratizado. Hoy en día, y a un simple golpe de ratón, podemos acceder a gran variedad de datos a través de múltiples fuentes: buscadores, periódicos online, blogs, redes sociales,…La revolución tecnológica que estamos viviendo está produciendo una revolución social y profesional en la forma en como nos relacionamos con nuestro entorno. La información sigue siendo importante, pero cada vez cobra más peso COMO accedemos/adquirimos dicha información, aspecto que se ha visto reforzado/agravado con las FAKE NEWS: si no aseguramos/garantizamos la fuente de información, ayudamos a propagar falsas verdades. En este entorno, una red social corporativa puede convertirse en una herramienta de referencia que nos permitirá reforzar algunos aspectos clave en nuestro trabajo:

  • Rapidez. Toma rápida de decisiones.
  • Fiabilidad. Calidad de los datos.
  • Colaboración. Compartir la información.
  • Accesibilidad. Una única fuente de datos, múltiples dispositivos para acceder.

El tema es muy amplio, pero vamos a abordar, brevemente, como nos puede ayudar una red social corporativa desde la perspectiva de la ejecución de Proyectos.

Los Proyectos y las Redes Sociales

En el ámbito de los proyectos, la comunicación es uno de los factores críticos de un proyecto. Pero, ¿qué entendemos como comunicación en el ámbito de un proyecto?

  • Según la guía del PMBok® (cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos), una de las principales referencias de todo director de proyecto, la gestión de la comunicación incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y última disposición de la información del proyecto, en forma y tiempo apropiados.

Esto significa que el responsable de proyecto se tiene que asegurar de que todos los interlocutores de su proyecto (stakeholders) poseen o tienen acceso, en el momento adecuado, a la información requerida utilizando los medios más adecuados y eficaces. Esto es muy relevante ya que una mala gestión de la comunicación y la información en un proyecto puede «disparar» el tiempo que el responsable del proyecto invierte en comunicar, distribuir, compartir y acceder a la información, e incluso abocarlo al fracaso.

Para que un responsable de proyecto pueda acceder a la información adecuada en cada momento, tiene que interactuar con su equipo de trabajo, sus clientes, sus proveedores, y cuanto más «cerca» se encuentre del trabajo que se está realizando, mejor información obtendrá. Básicamente, el responsable de proyecto tiene que ser SOCIAL con todos aquellos Stakeholders de su proyecto y, cada vez más, no basta con las habilidades sociales basadas en una interacción «presencial». Tenemos que buscar apoyo en herramientas que nos permitan gestionar, de forma online/virtual, equipos multidisciplinares y multilocalizados.

En este escenario, una red social corporativa puede jugar un papel diferenciador. Si compartimos aspectos de nuestra vida cotidiana, ¿por qué los miembros de un equipo de proyecto no pueden compartir, a través de una red social corporativa, sus problemas, dudas inquietudes relacionadas con las actividades que están llevando a cabo en el proyecto?. Esa actividad ya se viene realizando, en conversaciones de pasillo, por teléfono, pero es difícil tener un soporte documental de que se ha comentado o a que conclusiones hemos llegado. El uso de herramientas colaborativas puede hacer aflorar y documentar información que de otra forma se perdería. En aquellas organizaciones más orientadas a proyectos, una red social corporativa pueden aportar un gran valor compartiendo y accediendo a la información de forma sencilla y rápida.

Aunque seguro que hay muchos más, estos son algunos de los beneficios que nos podría aportar:

  • Rápido acceso a una de las mejores fuentes de conocimiento: la experiencia del equipo. Los perfiles senior son una excelente fuente de conocimiento y ese conocimiento permite resolver las diferentes situaciones que se nos presentan en el día a día de un proyecto. Actividades de coaching, mentoring, tutorización, formación o resolución de dudas se pueden realizar de una forma muy dinámica a través de una red social corporativa.
  • Repositorio de información, documentos del proyecto. Aunque este punto ya está resuelto con muchas otras herramientas, la red social puede ser el punto principal de acceso a los recursos compartidos. Sería convertir las actuales intranet estáticas o monodireccionales (siempre enfocada desde la empresa hacia el empleado) en un entorno social y colaborativo ‘empresa-empleado’ y ‘empleado-empleado’ (más allá de una simple web pregunta-respuesta).
  • Reducir el mal de la “reunionitis”. En muchas organizaciones hay un exceso de reuniones y lo que es peor, muy poco eficientes. Muchas veces terminamos el día con la sensación de no haber hecho nada «productivo». Reuniones sencillas de intercambio de información y puesta al día, se podrían sustituir con breves reuniones virtuales (e-meetings): por ejemplo, la situación de nuestro proyecto, aclaración de dudas,… Estas e-meetings no sustituirán a las reuniones presenciales, sino que se complementarían y las reducirían al mínimo imprescindible, ya que el coste, tanto económico como en coste-oportunidad (lo que dejo de hacer) es muy elevado.
  • Simplificar la gestión en entornos multi-site. En entornos donde el equipo de trabajo está localizado en distintas ubicaciones de la empresa o del cliente (o incluso en situaciones de tele-trabajo),  la red social nos facilitará enormemente esa labor de «compartir», reduciendo, o incluso eliminando, los problemas derivados de no estar ubicados en el mismo sitio.
  • Gestión desatendida. En muchas ocasiones sufrimos muchas pequeñas interrupciones que rompen nuestro ritmo normal de trabajo. Las redes sociales nos permitirán que muchas de esas pequeñas interrupciones se pudieran derivar a través de ese canal para poder atenderlas en otro momento…incluso podrían ser resueltas por cualquier miembro del equipo de manera colaborativa, dejando constancia de su resolución en el propio «entorno social».

Nuestro valor, cada vez más, no está sólo en lo que sabemos, sino en lo rápido que nos podemos «actualizar» (saber lo que no sabemos, adquirir conocimiento) y como lo compartimos con nuestros colaboradores. En este escenario, una red social corporativa puede convertirse en un perfecto entorno de trabajo donde los distintos stakeholders (interesados) de nuestro proyecto puedan interactuar en función de su rol, con independencia de su ubicación física y temporal. El entorno de trabajo es una actividad netamente social en la mayoría de las ocasiones ¿por qué no utilizar redes sociales corporativas? De esta forma compartir el conocimiento entre el equipo de proyecto puede ser mucho más ágil aunque, para lograrlo, será necesario un cambio cultural en las organizaciones.

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La importancia de la comunicación en la gestión de proyectos

Facebook, Twitter, Google, internet, blogs, correo electrónico, teléfono, Whatsapp… desde siempre una de las principales preocupaciones del ser humano ha sido comunicarse. Queremos compartir datos, transmitir una idea, ampliar conocimientos, en definitiva, recibir y transmitir información. Desde la perspectiva de un responsable de proyecto, la comunicación es una de las habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar. Sin embargo, y a pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos continuamente, tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo en algo tan relevante como un proyecto.

¿Por qué falla la comunicación en los proyectos?, ¿Por qué algo tan «natural» como el comunicarse puede suponer un importante quebradero de cabeza y llevar incluso al fracaso de proyectos? Algunas de las causas más comunes son::

  • Información errónea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.
  • Interlocutor no válido.
  • Manejo de los tiempos inadecuados.
  • Medios de transmisión incorrectos.
  • Falta de claridad.

La comunicación supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar más de las 2/3 partes) en comunicarse: con su equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los gestores de su organización, compañeros de trabajo con los que interactúa, etc… Esta comunicación se realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo información de la ejecución del proyecto, etc…

Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en cualquier comunicación siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una forma síncrona/simultánea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,…) o de forma asíncrona (correos, informes, blogs,…) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atención a lo que nos están transmitiendo y perdemos información valiosa para entender el entorno.

A la hora de poder comunicarnos de forma eficiente tenemos que identificar los tipos de comunicación que podemos utilizar, ya que afectará a la forma en que debemos de transmitir el mensaje (no podemos escribir un correo electrónico como si estuviéramos escribiendo un Whatsapp, o un documento funcional como si estuviéramos redactando una novela). Las formas son tan importantes como el fondo (continente vs. contenido).

En toda comunicación tenemos que tener en cuenta diferentes dimensiones:

  • Interna, con el equipo de trabajo/proyecto, y Externa, con el cliente/usuarios/proveedores.
  • Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos vs. correos electrónicos, conversaciones de pasillo o telefónicas.
  • Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa, y Horizontal, entre los compañeros.
  • Oficial y No Oficial. Comunicación con organismos oficiales o interna de la compañía, y comunicación con compañeros, colaboradores.
  • Escrita vs. Oral.
  • Verbal vs No Verbal. A veces le prestamos poca atención a la comunicación no verbal pero, como nos comportamos ante un interlocutor (actitud, postura, comportamiento, distracciones…), puede suponer una barrera a la hora de comunicarnos.

Estas diferentes dimensiones deberán determinar nuestra actitud y como enfocamos la comunicación con nuestro interlocutor y en nuestro proyecto. Según muchas encuestas, mejorar la comunicación se sitúa entre las principales medidas para mejorar la ejecución de los proyectos. Pero ¿Qué podemos hacer para mejorarla? Sin ánimo de ser demasiado exhaustivo, enumero algunos aspectos:

  • Planificar y preparar la comunicación. En un proyecto no podemos dejar la comunicación a la improvisación. Tenemos que tener claro qué queremos transmitir, cuando hacerlo, cómo hacerlo, qué soporte vamos a usar y, sobre todo, quienes serán nuestros interlocutores. Hay que limitar al máximo la improvisación, para evitar el riesgo de decir lo que no se debe.
  • Utilizar un lenguaje simple. Esto es muy importante en un entorno altamente especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios. Muchas veces tendemos a usar un lenguaje que sólo entendemos en nuestro ámbito de trabajo (ingenieros, …). Tenemos que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en quien lo emite.
  • Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensión del mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro interlocutor ha entendido lo que queremos transmitir.
  • Establecer múltiples canales de comunicación. Tenemos que definir cuales son las líneas de comunicación principales en nuestro proyecto, y formalizarlas/controlarlas: informes, redes sociales corporativas, intranets, etc…
  • Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la información que se va a transmitir.
  • En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atención al lenguaje corporal del receptor. Esto nos dará pistas de si la información se está recibiendo correctamente.
  • Comunicar en el momento adecuado, y con el formato y medios correctos.
  • Reforzar las palabras con acciones. Debemos de evitar actitudes tipo “haz lo que digo, no lo que hago”.
  • Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla. 

En definitiva, tenemos que tener siempre presente que “Una comunicación de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la información requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados”.

La importancia de una buena comunicación se ha convertido en algo indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la gestión de las organizaciones.

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No impactes sólo a tu audiencia, identifica tus stakeholders

Una de los elementos más relevantes a tener en cuenta a la hora de preparar una presentación es tu audiencia, pero ¿es el único interlocutor que tienes que tener en cuenta?

Enfrentarte a una presentación es, en cierta medida, como enfrentarte a un proyecto: podemos decir que una presentación es un proyecto que implica un esfuerzo temporal que se lleva a cabo con el objetivo de transmitir tu mensaje. Sobre esa premisa, antes de enfrentarte a su preparación, tienes que tener claro no sólo tu público objetivo (audiencia) sino cualquier otra persona/grupo que pueda verse involucrado a lo largo de todos los pasos que vas a realizar hasta ponerte delante de tu audiencia. Es lo que lo que en gestión de proyectos se denomina STAKEHOLDERS.

Un stakeholder es cualquier persona, grupo u organización que pueda tener/causar un impacto, ya sea positivo o negativo, en las acciones o actividades de tu proyecto, tu presentación. En base a esta definición, ¿tienes que tener en cuenta sólo a tu audiencia? La audiencia es un de los principales stakeholders ya que es hacia ella hacia quien irá dirigido tu mensaje pero, es probable que existan otros stakeholders que tendrás que gestionar para alcanzar tu objetivo: si te presentación es corporativa, tienes que establecer con tus responsables que expectativas tienen sobre dicha presentación; los organizadores del evento también tendrán sus expectativas a cubrir, etc…

Por todo eso, deberías incluir una mínima gestión de stakeholders en todo el proceso. Nada excesivamente complicado, pero que incluya:

  • Identifica los stakeholders. Pon nombre/cara/puesto/función a todas aquellas personas que se puedan ver involucradas, en mayor o menor medida, en tu presentación.
  • Categorízalos y priorízalos. No todos los stakeholders afectarán de la misma manera a tu presentación. Deberás categorizarlos en función de su influencia/poder (lo que te pueden afectar en todo el proceso) y el nivel de interés/interacción que pueda despertar tu presentación en ellos.
  • Identifica y gestiona sus expectativas. Establece una serie de acciones para gestionar dichos stakeholders. Los distintos stakeholders tendrán distintos intereses, así que deberás fijar acciones adaptadas a cada uno de los más relevantes…siempre con el objetivo de tu presentación en la cabeza.
  • Verifica si hay variaciones. Las cosas cambian, con lo que deberías estar vigilante revisando si, a lo largo de todo el proceso, hay algún cambio en los stakeholders y sus intereses, y adaptarte en caso de que sea necesario.
Matriz de Decisión de Stakeholders

Esto, que parece algo laborioso, realmente es un sencillo ejercicio que te ayudará a controlar mejor, o por lo menos tener minimizado, el impacto de las expectativas de los interesados en tu presentación.

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Reuniones: un escaparate para tu proyecto

Cuando oímos la palabra presentar nos suele venir a la cabeza un gran auditorio, con muchas personas mirándonos fijamente y, como poco, nos impresiona. Esa impresión, el “respeto escénico”, nos pone alerta y preparamos la presentación con mucho mimo y dedicación. Sin embargo, cuando la presentación es en un ámbito más acotado, en una reunión, no tenemos esa misma tensión y podemos relajarnos en su preparación. Bajamos la guardia.

Después de haber asistido a unas cuantas reuniones, he visto como muchos proyectos se enquistaban porque las reuniones no estaban lo suficientemente preparadas y los asistentes salían con una impresión de pérdida de tiempo. Las reuniones son el primer escaparate de nuestros proyectos y como tal tenemos que cuidarlas con esmero. No podemos ir a una reunión como el que va a tomar un café, a lo que salga.

Toda reunión tiene una serie de elementos básicos que deberíamos tener en cuenta, tanto antes como durante:

  • Agenda previamente establecida. Cuantas veces has recibido convocatorias de reunión de la que lo único que sabes es el título. Si no dejas claro el objetivo de la reunión al invitar a los asistentes, lo más probable es que no asistan todas las personas necesarias y necesites otra reunión adicional.
  • Preparación de los participantes. Asegúrate de llevar toda la información que puedas necesitar durante la reunión, en base a la temática fijada en la agenda.
  • Invitar sólo a las personas necesarias. Hay reuniones que son como banquetes, en las que no dejan de crecer el número de invitados. Nuestro tiempo es muy valioso y en muchas organizaciones hay el síndrome de la reunión: reunionitis. Para minimizarlo asegúrate que sólo aquellas personas que se puedan ver afectadas por la temática son las que van a asistir a la reunión. Ten presente que “la duración de una reunión aumenta al cuadrado del número de personas presentes” (Robert K. Mueller).
  • Comenzar puntualmente. No estar a la hora prevista es una falta de respeto hacia los asistentes. Deja un pequeño margen de cortesía pero empieza a tu hora y empieza con la temática de la reunión, no comentando el partido del día anterior (eso puede quedar para el café).
  • Explicar el propósito y el resultado esperado. Como en cualquier presentación, tienes que enganchar desde el principio. Es muy frustrante estar en reuniones que después de 10 minutos no sabes que esperan lograr, ni el objetivo que buscan (a veces no sabes ni de que van).
  • Respetar la agenda, controlar el tiempo. Hay vida, y sobre todo trabajo que hacer, después de una reunión. Es de buen anfitrión cumplir el objetivo de tiempo establecido, comunicas compromiso y efectividad.
  • Documentar los elementos de acción. Es engorroso pero alguien tiene que hacerlo. Toda reunión debería tener su acta donde, al menos, se detallen los acuerdos alcanzados y las acciones acordadas, las cuales deberán ser revisadas al inicio de la siguiente reunión del proyecto. Esas acciones deberán tener identificado un responsable claro y una fecha objetivo, ya que de lo contrario es probable que esa acción quede en el olvido.
  • Reconfirmar decisiones. Una buena forma de terminar la reunión consiste en recordar, brevemente, los acuerdos alcanzados y las acciones fijadas. Como en toda presentación, los mayores impactos en los asistentes se producen al principio y al final, así que asegúrate que los asistentes salen con los puntos relevantes bien fijados.

En mi caso, me suele resultar de ayuda pensar en las reuniones desde un punto de vista económico ¿Cuál ha sido el coste de esta reunión? (en términos de coste hora por asistentes) ¿Cuál ha sido el objetivo alcanzado? ¿Qué nos ha aportado? ¿mereció la pena? Recuerda que una sala de conferencias vacía cuesta menos que una llena de gente perdiendo el tiempo.

Y tú ¿Cómo te vas a enfrentar a tu próxima reunión?

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La importancia de la comunicación no verbal

Seguro que te suena esto: «la primera impresión es la que cuenta». No quiero entrar en un debate sobre esa afirmación pero, lo que no me podréis negar, es que vivimos en una sociedad visual, donde la información que primero percibimos y que causa un mayor impacto (positivo o negativo) es la que recibes por el sentido de la vista: televisión, internet, presentaciones,… A la hora de realizar una presentación tienes que ser consciente que una parte muy importante de la comunicación entra dentro de la categoría de lo “no verbal”. En esa categoría incluimos las señales y los gestos que emites a la audiencia así como aspectos como el tono de voz. Esos gestos y señales tienen que ir acompasados con el resto de tu presentación para dar credibilidad y fuerza a tu mensaje. Muchas veces transmitimos más con un gesto que con mil diapositivas. Una presentación se convierte en excelente, no solo por lo que dices sino por como lo dices. En todo evento/acto de comunicación lo primero que transmites a tu audiencia no es lo que dices, sino cómo lo dices, incluso mucho antes de empezar a hablar. Esos segundos previos donde preparas tu diapositiva, donde te están presentando, ya están transmitiendo algo a tu audiencia. Tus gestos, tu mirada, ya le están transmitiendo a la audiencia tu actitud (que no aptitud): seguridad, nerviosismo, incomodidad,…  

La comunicación no verbal tiene una función muy importante dentro de tu presentación: 

  • Te permitirá apoyar lo que estás diciendo. 
  • Podrás destacar o intensificar el significado de tu mensaje. 
  • Podrás usarla como sustituto de algunas palabras. 
  • Te permitirá transmitir emociones a la audiencia. 

Algunas de las claves que tienes que tener en cuenta en la forma en que transmites la información son: 

  • La presentación no empieza en el momento que empiezas a hablar, empieza antes. Ese momento previo en el estrado cuando estas esperando a que se siente la audiencia o a que te presente el moderador, es muy relevante. Tus gestos, tu mirada, tus manos (¿qué hago con ellas?) ya están transmitiendo algo a tu audiencia: si estás nervioso, si estás inseguro,… 
  • Adáptate a la audiencia. Tienes que tener en cuenta la audiencia de tu presentación y adaptarte tanto en el lenguaje, como en los gestos, tu actitud, la apariencia. En definitiva, tu imagen personal. En función del tipo de audiencia, y su contexto, podrás apoyarte en la comunicación no verbal para transmitir cercanía, seriedad, complicidad, positividad,… 
  • La importancia de la mirada, del contacto visual. Una de las mejoras formas de contactar con tu audiencia es a través de la mirada. Asegúrate que tu mirada “barre” toda la audiencia, no te centras sólo en un punto fijo o, peor aún, evita por todos los medios no mirar a la audiencia (mirada perdida, mirada al suelo o estar mirando constantemente a la presentación dando la espalda a la audiencia). 
  • Cuida tu tono de voz a lo largo de toda el evento. A lo largo de toda la exposición tienes que saber manejar el volumen, la entonación, el timbre y los silencios. Cuidado de mantener un timbre monótono y bajo, ya que puede hacer que tu audiencia desconecte. Haz cambios de ritmo y de entonación para mantener el interés. 
  • Pero sobre todo transmite Energía y Entusiasmo, pero con naturalidad. Aunque parezca algo básico, tienes que creerte lo que estás contando mostrando entusiasmo y motivación en tu ponencia. Si no transmites credibilidad en tu mensaje, ¿crees que la audiencia se lo va a creer? Básicamente consiste en tener una actitud muy positiva y sobre todo, intenta ser natural en los movimientos. No tienes que forzar ni adoptar una pose porque pueda acabar siendo contraproducente: se tú mismo

Así que ya sabes, si quieres reforzar tu mensaje prepara los aspectos no verbales de tu comunicación. Tienes que ensayar para transmitir naturalidad y sobre todo nunca fuerces ser lo que no eres

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