El inicio del proyecto es uno de los hitos más relevantes en cualquier proyecto. Supone el comienzo de la cuenta atrás para alcanzar todos los objetivos que has/han definido y el momento a partir del cual empiezas a aplicar todas las técnicas y herramientas que tienes a tu alcance, entre ellas la comunicación.
Aunque pueda parecer que es una obviedad, te has preguntado ¿en qué momento empieza un proyecto? Las repuestas a estas preguntas tienen como habituales algunas de estas variantes: “con la reunión de arranque o kick-off”, “cuando lo aprueba el cliente”, “cuando se acepta la oferta o se firma el contrato”,… Si vamos a una definición formal podemos decir que un proyecto se inicia con la aprobación formal a través de un acta de constitución (project charter en inglés. No debemos de confundir el acta de constitución con la reunión de arranque o kick-off que trataremos en otro artículo.
Pero ¿porque es relevante el acta de constitución? ¿qué importancia tiene para mí como Director de Proyecto desde una perspectiva de comunicación?
El Acta de Constitución del Proyecto es el documento de tu proyecto donde tienes que reflejar una visión preliminar de los roles y responsabilidades, de los objetivos, de los principales interesados (stakeholders) y donde se te asigna la responsabilidad como Director de Proyecto. Es uno de los pilares del proceso de comunicación.
La 6ª edición del PMBok® define 49 procesos, siendo uno de esos procesos «Desarrollar el acta de constitución del proyecto». Este proceso, junto con la «identificación de los interesados», son los dos únicos procesos a ejecutar durante la fase de inicio del proyecto, donde se fijan las directrices a seguir durante el proyecto.
Desde una perspectiva de comunicación, el acta de constitución del proyecto es de gran relevancia ya que sirve como una referencia para el futuro del proyecto y para comunicar el propósito del proyecto a los diferentes stakeholders. Es el documento que marca el inicio formal del proyecto y, como Director de Proyecto te asigna la autoridad para utilizar los recursos de la organización en las actividades del proyecto. Un acta de constitución se convierte en una referencia que ayuda a mantener al equipo de proyecto alineado con los objetivos establecidos.
A la hora de elaborar el Acta de constitución de tu proyecto tienes que asegurar que incluya la siguiente información:
- Una justificación/propósito del proyecto.
- Unos objetivos medibles y criterios de éxito.
- Unos requisitos y descripción del proyecto de alto nivel, así como los principales entregables.
- Unos riesgos a alto nivel.
- Un resumen del cronograma de hitos y presupuesto.
- Los requisitos de aprobación del proyecto.
- Quién es el Director de Proyecto, su responsabilidad y nivel de autoridad.
- El Patrocinador (Sponsor) y el nivel de autoridad de quien autoriza el acta de constitución.
- Unas restricciones y supuestos de alto nivel.
Normalmente, la mayoría de esta información se obtiene de los documentos/entregables que se han generado durante la fase de preventa o negociación contractual previa al arranque de proyecto. Documentos como:
- Enunciado del Trabajo del Proyecto (SOW-Statemento of Work). Este entregable suele contener una descripción de alto nivel de los servicios y/o productos que se deben entregar como resultado de la ejecución del proyecto.
- Caso de Negocio (Business Case). Este documento contiene la información elaborada para determinar si el proyecto aporta valor a la organización.
- Contrato.
- Oferta.
- …
Dada su importancia para la correcta gestión de tu proyecto, el acta de constitución tiene que ser aprobada formalmente por el Sponsor del Proyecto ( persona o grupos de personas que defienden el proyecto y obtienen recursos para su ejecución dentro de tu organización. Cuidado, no es el cliente).
Así que ya sabes, la próxima vez que tengas que iniciar un proyecto, asegurate que dispones de toda la información necesaria y el arranque del proyecto está correctamente formalizado a través de un Acta de Constitución.