Las reuniones son una herramienta esencial para la comunicación, la coordinación y la toma de decisiones en las organizaciones. Sin embargo, cuando se abusa de ellas, se convierten en un problema que afecta al rendimiento, al clima laboral y a la satisfacción de los trabajadores. Según un estudio de la consultora Doodle, los empleados dedican de media 187 horas al año a reuniones, lo que equivale a 23 días laborables. De estas reuniones, el 44% se consideran improductivas, lo que supone un coste de 541 mil millones de dólares al año para las empresas.

¿Qué factores contribuyen al exceso de reuniones? ¿Qué consecuencias tiene para las organizaciones y los profesionales? ¿Qué medidas se pueden tomar para optimizar el tiempo dedicado a las reuniones y mejorar su calidad?

El exceso de reuniones: causas y efectos

Entre las causas que explican el exceso de reuniones en las organizaciones, se pueden destacar las siguientes:

• La falta de una cultura de planificación y gestión del tiempo, que lleva a convocar reuniones sin una agenda clara, sin un objetivo definido y sin un criterio de selección de los participantes.
• La falta de confianza y de delegación, que hace que los líderes quieran controlar todo lo que ocurre en sus equipos y que los empleados se sientan obligados a asistir a todas las reuniones para demostrar su compromiso.
• La falta de autonomía y de responsabilidad, que impide que los profesionales tomen decisiones por su cuenta y que busquen el consenso de sus compañeros para todo, generando una dependencia excesiva de las reuniones.
• La falta de feedback y de reconocimiento, que hace que los trabajadores busquen en las reuniones una forma de expresar sus opiniones, de sentirse escuchados y de obtener validación de sus superiores y pares.

Estas causas tienen una serie de efectos negativos para las organizaciones y los profesionales, tales como:

• La pérdida de productividad y de eficiencia, al desperdiciar tiempo y recursos en reuniones que no aportan valor ni solucionan problemas.
• La disminución de la creatividad y de la innovación, al limitar el espacio para el trabajo individual, el pensamiento divergente y la experimentación.
• El aumento del estrés y de la insatisfacción, al generar una sensación de sobrecarga, de falta de control y de frustración por no cumplir con las expectativas.
• El deterioro del clima laboral y de la colaboración, al provocar conflictos, malentendidos y resentimientos entre los participantes de las reuniones.

¿Cómo mejorar la gestión de las reuniones?

Para evitar el exceso de reuniones y mejorar su calidad, podemos implementar una serie de medidas, tanto a nivel individual como colectivo, que se basan en los siguientes principios:

• Planificar las reuniones con antelación, definiendo el objetivo, la agenda, los participantes, la duración y el formato de las mismas.
• Preparar las reuniones con rigor, revisando la información relevante, formulando preguntas, proponiendo ideas y anticipando posibles dificultades.
• Conducir las reuniones con eficacia, respetando el tiempo, el orden del día, las normas de participación y el rol de cada uno.

Los 3 puntos anteriores los podríamos resumir en la siguiente imagen:

• Planificar las reuniones con antelación, recogiendo el feedback, las conclusiones, los acuerdos y las acciones a seguir.
• Reducir las reuniones al mínimo necesario, evitando las que sean redundantes, irrelevantes o improductivas.
• Alternar las reuniones con otras formas de comunicación, como el correo electrónico, la mensajería instantánea, las llamadas telefónicas o las videoconferencias.

Estas medidas requieren, además, de un cambio de actitud y de cultura en las organizaciones, que fomente la responsabilidad de los profesionales, que les permita tomar decisiones con autonomía y que les reconozca por sus resultados y no por su presencia. Así, se podrá lograr que las reuniones sean una herramienta útil y no un problema para las organizaciones.