En este post en el blog de el Arte de presentar, y para completar algunos de los elementos más relevantes sobre la comunicación en proyectos que he ido compartiendo en entradas anteriores, me voy a centrar en la elaboración de informes en el ámbito de los proyectos. Da igual el tipo de informe que tengamos que elaborar en nuestro proyecto, al final es otra forma de comunicar y le tenemos que prestar atención. ¿Tenemos claro que representa un informe en un proyecto? Podríamos resumir que en un proyecto cualquiera MEDIMOS para obtener DATOS que posteriormente analizamos y evaluamos para entender su significado, obteniendo INFORMACIÓN. Esa información se organiza en INFORMES que distribuimos entre los interesados y servirá de base para la toma de decisiones.
Pero, ¿cuántos tipos de informes nos podemos encontrar en nuestro proyecto? Estos son los tres tipos de informes más relevantes:
- Informes de Situación. Estos informes siguen una secuencia temporal: de donde viene, donde está y a donde va mi proyecto. A su vez se subdividen en tres subcategorías o apartados:
- Informes de Avance. Describen qué se ha logrado: cuanto llevas realizado/entregado, que coste has consumido,… Normalmente se apoyan en histogramas que nos permiten mostrar, de forma muy visual, la tendencia de nuestra proyecto.
- Informes de Estado. Describen en dónde está el proyecto, a fecha del informe, desde las principales variables: Alcance, Tiempo, Coste,…
- Informes de Previsión. Predicciones futuras del estado y avance del proyecto.
- Informes de Riesgos. El informe de riesgos nos permite informar sobre aquellos eventos que pueden tener un impacto en nuestro proyecto (ya sea positivo o negativo). Tiene que incluir un resumen del perfil de riesgo del proyecto y, al menos, los detalles de los riesgos que tienen un mayor potencial de causar impacto en el proyecto.
- Informes de Recursos. El informe de recursos muestra el desglose de las tareas asignadas al equipo del proyecto y cuando deben de ser realizadas.
Con independencia del tipo de informe al que nos vayamos a enfrentar, tenemos que seguir los siguientes pasos para su elaboración:
- Establece un guión. Antes de empezar, piensa que quieres contar, que apartados vas a tratar. Es muy útil el uso de plantillas que te proporcionan una referencia del guión a seguir.
- Fija un contexto, un ámbito temporal. Normalmente, todo informe de seguimiento abarca un periodo temporal. Ese período es relevante para fijar el punto de referencia sobre el cual vas a buscar la información necesaria.
- Establece la audiencia objetivo. El nivel de detalle y lenguaje a utilizar deberá ajustarse al tipo de receptor, aunque a veces es difícil saber quién acabará recibiendo el documento. Cuanto más heterogéneos sean, más dificultad a la hora de transmitir de forma clara, así que intenta evitar acrónimos (o en último término tienes que aclararlos) y evitar utilizar un lenguaje excesivamente técnico.
- Busca el contenido/documentos/información para desarrollar el guión establecido. Una vez que sabes el qué, el cuando y a quién, ya puedes recopilar los datos necesarios para extraer la información que vas a presentar en el informe.
- Desarrolla el contenido. Los datos no los puedes presentar en bruto. Este es un punto muy destacado ya que muchos informes presentan mareas de datos que apabullan al receptor y puede hacer perder el foco (además, cuanta más información, más riesgo de que algún dato se presente de forma errónea y pueda dar al traste con todo el informe, poniendo en duda sus resultados). Los datos tienen que tener sentido, ser exactos y deben ser explicados, brevemente.
- Elabora un resumen ejecutivo. Ya tienes todos los datos y la información elaborada. Ahora tienes que ser capaz de extraer los puntos clave, aquellos sobre los que quieres llamar la atención. Aunque sea uno de los últimos apartados en elaborarse, si quieres causar un fuerte impacto, mueve el resumen al inicio del informe. Comienza el informe causando un impacto positivo, destacando la información más relevante de todo lo que se explicará a continuación. A medida que avanzan las páginas, la atención va decayendo con lo que, si dejas el mensaje al final, lo más probable es que no cale en el receptor (o directamente vayan a la hoja de conclusiones).
- Anexos. Si ves que la cantidad de datos que estás utilizando para elaborar el informe es muy densa, déjalos para una anexo. Que el desarrollo del informe contenga los datos más relevantes y claros, haciendo referencia al anexo para ampliar información.
Como puedes ver, una cosa es como te enfrentas al informe en el proceso de preparación, y otra muy distinta es el orden de presentación. Desde la perspectiva de un proyecto, conviene empezar resaltando la información más relevante del informe. Por eso, aunque el resumen ejecutivo es de los últimos apartados a elaborar en un informe, debe ser el primero en mostrarse. El objetivo es empezar con la visión general y luego ya bajar al detalle que soporta esa visión (visión TOP-DOWN), y no al revés (BOTTOM-UP), dejando las conclusiones para el final.
Para finalizar, un consejo a la hora de redactar un informe. No te van a valorar por el peso del informe, por la cantidad de datos, referencias, información que incorpores, sino por la calidad (más vale poco y bien arado que no mucho y arañado).