Muchas veces, cuando un profesional, especialmente con un perfil técnico, se embarca en la aventura de gestionar proyectos (o lo embarcan) busca desesperadamente herramientas, técnicas, check-list que le guíen, a pies juntillas, en esa ardua labor que es gestionar un proyecto. Cuando empiezo una formación relacionada con la gestión de proyectos siempre remarco que, aunque veamos herramientas/técnicas, hay otros aspectos a tener en cuenta y no siempre podemos seguir un patrón claramente establecido porque no todos los proyectos son iguales. Una de las frases que, en mi opinión, define que es gestionar un proyecto es esta:
Gestionar un proyecto es un Arte que se basa en conocimientos científicos.
Siempre que utilizo la frase anterior, genera un poco de polémica y llama la atención, sobre todo teniendo en cuenta que una Guía como PMBok® establece una serie de procesos (47), herramientas y técnicas que tienen, o intentan, tener un enfoque científico. Entonces, ¿dónde está la parte artística?: En saber aplicar de forma adecuada esas técnicas, herramientas y conocimientos en función del entorno en que se desenvuelve el proyecto.
No existe una única forma de dirigir los proyectos. Cada Director de Proyectos aplica sus conocimientos, habilidades e implementa los procesos necesarios de dirección de proyectos en un orden diferente y según niveles de rigor variables para lograr el desempeño esperado del proyecto.
En este escenario tan incierto, lo único cierto es la propia volatilidad inherente a todo proyecto. Como Directores de proyecto debemos de ser capaces de saber lidiar con esta volatilidad, con esa incertidumbre. Los Directores de proyecto son unos facilitadores para su equipo: no son el mejor experto técnico, ni el mejor conocedor del negocio/funcionalidad. Son personas que saben lidiar con la incertidumbre, manejarla, adelantarse a los problemas a través de una gestión de riesgos, son proactivos, saben comunicar y gestionar las personas. Y para desarrollar esa función es necesaria desarrollar una serie de habilidades.
Muchas veces, sobre todo cuando se empieza en esta función y se viene de un perfil técnico, es normal sentirse abrumado y desubicado. Pero hay que ser conscientes de nuestras capacidades y las habilidades que vamos a necesitar en este nuevo reto. La buena noticia es que aunque estás habilidades son bastante difíciles de encontrar, se pueden aprender, no es fácil, pero es factible.
Esta incertidumbre nos tiene que hacer entender que como directores de proyecto, aunque es nuestra obligación planificar nuestro proyecto, tenemos que ser conscientes (realmente todos los implicados en el proyecto deberían ser conscientes) que, por mucho esfuerzo que pongamos, la experiencia nos demuestra que no podemos esperar que se cumplan al 100% de nuestras previsiones. Esa expectativa es un error y una pérdida de tiempo que puede generar muchas frustraciones en el equipo de proyecto y el propio cliente/usuario. La misión de un director de proyecto es manejar esa incertidumbre sobre la planificación, hacer partícipes a todos los interesados de su evolución (a través de las actividades de seguimiento y comunicación) y adelantarse a los acontecimientos. No puede ser un mero espectador que espera a que surjan los problemas para resolverlos: no ser sólo los bomberos y hacer todo lo posible para que el incendio no se produzca (eso sí, si se produce hay que estar ahí, al pie del cañón).
En hispanoamérica han ocurrido revueltas por motivos políticos o pretextos de reivindicaciones sociales, indigenistas, o de grupos étnicos que no eran previsibles en absoluto o al menos no de la magnitud que tuvieron. En estos casos, para la planeación de proyectos es algo que siempre se debe tener en cuenta y asignarle una probabilidad de ocurrencia durante el tiempo de ejecución del proyecto aunque se viva un período de aparente tranquilidad social.