Facebook, Twitter, Google, internet, blogs, correo electrónico, teléfono, Whatsapp… desde siempre una de las principales preocupaciones del ser humano ha sido comunicarse. Queremos compartir datos, transmitir una idea, ampliar conocimientos, en definitiva, recibir y transmitir información. Desde la perspectiva de un responsable de proyecto, la comunicación es una de las habilidades clave que tiene que cuidar y potenciar. Sin embargo, y a pesar de esa importancia, es curioso que algo que hacemos continuamente, tanto en nuestra vida personal como profesional, muchas veces no le dedicamos el tiempo suficiente, sobre todo en algo tan relevante como un proyecto.
¿Por qué falla la comunicación en los proyectos?, ¿Por qué algo tan «natural» como el comunicarse puede suponer un importante quebradero de cabeza y llevar incluso al fracaso de proyectos? Algunas de las causas más comunes son::
- Información errónea, incompleta, excesiva, inconsistente o sesgada.
- Interlocutor no válido.
- Manejo de los tiempos inadecuados.
- Medios de transmisión incorrectos.
- Falta de claridad.
- …
La comunicación supone una parte importante de nuestro día a día y deberíamos prestarle la atención que se merece: un responsable de proyecto invierte la mayor parte de su tiempo (pudiendo llegar en momentos a superar más de las 2/3 partes) en comunicarse: con su equipo de trabajo, los clientes del proyecto, los usuarios, los proveedores, los gestores de su organización, compañeros de trabajo con los que interactúa, etc… Esta comunicación se realiza de diversas formas: negociando, reportando el estado de un proyecto, asignando trabajo al equipo, obteniendo información de la ejecución del proyecto, etc…
Lo primero que tenemos que tener claro, aunque a veces parecemos olvidarlo, es que en cualquier comunicación siempre hay dos puntos de vista: la parte transmisora y la parte receptora. Estos dos puntos de vista se pueden relacionar de una forma síncrona/simultánea (comunicaciones presenciales, videoconferencias,…) o de forma asíncrona (correos, informes, blogs,…) y tenemos que cuidarlas por igual: muchas veces pensamos tanto en lo que queremos transmitir que no prestamos atención a lo que nos están transmitiendo y perdemos información valiosa para entender el entorno.
A la hora de poder comunicarnos de forma eficiente tenemos que identificar los tipos de comunicación que podemos utilizar, ya que afectará a la forma en que debemos de transmitir el mensaje (no podemos escribir un correo electrónico como si estuviéramos escribiendo un Whatsapp, o un documento funcional como si estuviéramos redactando una novela). Las formas son tan importantes como el fondo (continente vs. contenido).
En toda comunicación tenemos que tener en cuenta diferentes dimensiones:
- Interna, con el equipo de trabajo/proyecto, y Externa, con el cliente/usuarios/proveedores.
- Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos vs. correos electrónicos, conversaciones de pasillo o telefónicas.
- Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa, y Horizontal, entre los compañeros.
- Oficial y No Oficial. Comunicación con organismos oficiales o interna de la compañía, y comunicación con compañeros, colaboradores.
- Escrita vs. Oral.
- Verbal vs No Verbal. A veces le prestamos poca atención a la comunicación no verbal pero, como nos comportamos ante un interlocutor (actitud, postura, comportamiento, distracciones…), puede suponer una barrera a la hora de comunicarnos.
Estas diferentes dimensiones deberán determinar nuestra actitud y como enfocamos la comunicación con nuestro interlocutor y en nuestro proyecto. Según muchas encuestas, mejorar la comunicación se sitúa entre las principales medidas para mejorar la ejecución de los proyectos. Pero ¿Qué podemos hacer para mejorarla? Sin ánimo de ser demasiado exhaustivo, enumero algunos aspectos:
- Planificar y preparar la comunicación. En un proyecto no podemos dejar la comunicación a la improvisación. Tenemos que tener claro qué queremos transmitir, cuando hacerlo, cómo hacerlo, qué soporte vamos a usar y, sobre todo, quienes serán nuestros interlocutores. Hay que limitar al máximo la improvisación, para evitar el riesgo de decir lo que no se debe.
- Utilizar un lenguaje simple. Esto es muy importante en un entorno altamente especializado, sobre todo en comunicaciones con usuarios. Muchas veces tendemos a usar un lenguaje que sólo entendemos en nuestro ámbito de trabajo (ingenieros, …). Tenemos que comunicar pensando en quien recibe el mensaje, no en quien lo emite.
- Obtener feedback del receptor. Este punto nos permite reforzar la comprensión del mensaje. Tenemos que asegurarnos que nuestro interlocutor ha entendido lo que queremos transmitir.
- Establecer múltiples canales de comunicación. Tenemos que definir cuales son las líneas de comunicación principales en nuestro proyecto, y formalizarlas/controlarlas: informes, redes sociales corporativas, intranets, etc…
- Determinar la sensibilidad del receptor respecto a la información que se va a transmitir.
- En comunicaciones presenciales (cara a cara), prestar atención al lenguaje corporal del receptor. Esto nos dará pistas de si la información se está recibiendo correctamente.
- Comunicar en el momento adecuado, y con el formato y medios correctos.
- Reforzar las palabras con acciones. Debemos de evitar actitudes tipo “haz lo que digo, no lo que hago”.
- Escucha activa. Esto significa que tenemos que escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla.
En definitiva, tenemos que tener siempre presente que “Una comunicación de proyectos efectiva asegura que la persona adecuada dispone, en el momento apropiado, de la información requerida, utilizando los medios y los formatos adecuados”.
La importancia de una buena comunicación se ha convertido en algo indispensable para lograr el éxito en los proyectos y en la gestión de las organizaciones.