Cuando una organización se plantea el reto de implantar algo nuevo siempre se encuentra con la barrera de vencer el rechazo que todo cambio conlleva. Cuando hablamos de metodologías de desarrollo o gestión de proyectos ese rechazo es, en muchas ocasiones, muy acusado ya que puede hacer tambalear los bases de muchas creencias. Nos podemos encontrar con las barreras de unos hábitos muy arraigados, muchas veces incluso adquiridos (no quiero emplear el término aprendido porque presupone que se han inducido formalmente y no creo que sea el caso en la mayoría de las situaciones) antes de empezar la vida laboral.
Aunque lo parezca por como he empezado este post, no quiero hablar de la gestión del cambio, sino de los pasos previos al cambio. No sé si estaréis de acuerdo, pero en muchas ocasiones siempre que una organización acomete un proceso de mejora, se embarca directamente en la frenética carrera de elaborar nuevos procesos, implantar nuevas herramientas y dar formación en ellas a las personas y equipos afectados. Este enfoque, en mi opinión, no es correcto ya que adolece de la ausencia de un punto de referencia sobre el que compararnos. Me explico. Al acabar la definición e implantación de los nuevos procesos ¿como sabemos si hemos mejorado? ¿tenemos la certeza de que los cambios han supuesto una mejora, y aquí está el punto clave, CUANTITATIVA sobre la situación anterior? Muchas veces contestamos a la pregunta de ¿hemos mejorado, somos más eficientes con el nuevo proceso? con percepciones y basándonos en “datos”, por llamarlos de alguna manera, CUALITATIVOS (muchas veces ni siquiera eso). Y esto pasa porque antes de embarcarnos en la titánica tarea de cambiar o implantar un nuevo proceso, no hemos tomado la referencia numérica (cuantitativa) de donde nos encontramos para poder comparar con la nueva situación.
En el mundo de los procesos, al igual que cuando planificamos un viaje, no sólo es necesario conocer a donde quiero llegar (OBJETIVO) sino cual es el punto de partida (SITUACIÓN ACTUAL) para poder cuantificar si se han cumplido las expectativas creadas. Y aunque esto parezca obvio, no son pocas las veces en que las empresas se aventuran a implantar una complejísima herramienta que les “ayude” a medir/gestionar el proceso. Y mientras se implanta y se aprende a usar dichas herramientas (en muchas ocasiones hablamos de muchos meses) no se hace nada más, perdiendo un tiempo precioso de “medición”, de conocer realmente cual es la foto actual y ver como va evolucionando con el paso del tiempo.
Para medir, por ejemplo la situación de nuestros proyectos, no necesitamos de partida nada excesivamente complejo, una pequeña hoja de cálculo donde podamos registrar dos o tres datos relevantes de nuestro proyecto (la foto inicial del proyecto en esfuerzo, duración y coste, y la foto final de los mismos parámetros). De esta forma, paulatinamente y aunque sea de forma artesanal, podemos ir construyendo nuestro histórico de medición que nos permitirá entender mejor nuestra organización. Una vez que dispongamos de sistemas automatizados más complejos, podremos incorporar nuevos ratios y explotar y analizar la información en su conjunto, pero no es necesario esperar a tener la mega-solución para poder empezar a medir.
En definitiva, antes de embarcarte en complicados cambios de procesos, asegúrate de medir y registrar, aunque sea de forma artesanal, tu comportamiento actual para poder, más adelante, comparar con los nuevos resultados. No lo olvides, para mejorar primero hay que medir así que ¿a qué esperas?