La Importancia del Director de Proyecto

Una de las primeras actividades que se tiene de abordar a la hora de arrancar un proyecto en cualquier organización, incluso antes del propio inicio formal (Project Kickoff), es “nombrar”/asignar un Responsable de Proyecto. El papel de esta persona es clave ya que será la encargada de guiar/coordinar/liderar/dirigir todos los aspectos relacionados con el proyecto. Aunque no lo parezca, este punto se puede convertir en un auténtico quebradero de cabeza a lo largo de la vida del proyecto.

En muchos proyectos he podido ver que realmente no hay identificada una única persona “responsable” de la toma de decisiones, sino que la responsabilidad del proyecto está diluida entre las distintas personas encargadas de los diferentes aspectos del proyecto: técnicos, legales, funcionales, de negocio. Que existan responsables concretos en ámbitos específicos dentro del proyecto (sobre todo en grandes proyectos) de por sí no es malo, pero lo que tenemos que tener claro es que, al final, siempre tiene que haber una única persona con la capacidad de tomar decisiones dentro del proyecto: resolver conflictos, elegir entre diferentes opciones, coordinar las distintas partes del proyecto, comunicar el avance del proyecto, etc…. Es lo que se denomina accountability: una única persona que tiene la responsabilidad total/integral del proyecto, encargada de velar para que el proyecto alcance sus objetivos.

Otro aspecto que me ha llamado la atención en muchos proyectos es que su responsable tiene un carácter marcadamente técnico. Esto pasa mucho en proyectos de alto contenido tecnológico donde el Director de Proyecto se suele preocupar de aspectos de muy bajo nivel y donde, incluso, la función de dirección de proyecto es realizada por uno de los técnicos del equipo, sin darle mucha relevancia y enfocándola, simplemente,  como una actividad de “reporting”. Este punto nos lleva a otra cuestión interesante: ¿Cuál es la función del Director de Proyecto?, es decir, ¿el Director de Proyecto tiene que dedicarse a actividades técnicas, a identificar/definir el alcance del proyecto? ¿o hay algo más? Para contestar a esa pregunta me voy a apoyar en una de las guías de referencia más usadas por los Responsables de Proyecto, el PMBok®: “El director del proyecto se concentra en los objetivos específicos del proyecto“. Esto significa que la función principal del Director de Proyecto no es técnica, ni funcional (entendida como la dedicación a las actividades de definir el alcance del proyecto), sino que se tiene que dedicar al proyecto en si: planificar que es lo que hay que hacer, hacer un seguimiento de como se está ejecutando, tomar las decisiones necesarias para corregir posibles incidencias, informar a los distintos actores que intervienen en el proyecto (stakeholders), coordinar los participantes, etc… Este aspecto es, en mi opinión, un elemento relevante en la gestión de proyectos ya que, en muchas ocasiones, los problemas más importantes de los proyectos no vienen derivados de causas puramente técnicas, sino que se derivan de otro tipo de factores: problemas de comunicación, incorrecta asignación de prioridades, descoordinación, etc… El Director de proyecto desempeña un papel clave a la hora de coordinar/acompasar todos los recursos que intervienen en un proyecto. Es como el director de orquesta que tiene que asegurarse que todos los instrumentos “suenen” en el momento adecuado.

Este último punto puede chocar un poco, sobre todo en algunos sectores y empresas en concreto, ya que estamos muy acostumbrados a ver relacionada, por no decir mezclada, la función de gestión/dirección con la parte técnica. ¿Quién no ha visto ofertas de trabajo tipo “Se Busca Jefe de Proyecto Java”, “Necesitamos Jefe de Proyecto PHP”?.  Algunas veces esto se debe a la necesidad de enfatizar el conocimiento del entorno técnico en el que se va a desarrollar el proyecto, lo cual no está mal ya que, aunque el Director de Proyecto tenga que centrarse en aspectos relacionados con el proyecto, tiene que tener una mínima base de conocimientos técnicos que le ayudarán en las labores de coordinación y toma de decisiones del proyecto (gestión). En proyectos pequeños es normal que una misma persona pueda desempeñar varios roles (Director de Proyecto, Analista Funcional, Diseñador, etc…). El problema es que no pocas veces, debajo de esa frase subyace una falta de comprensión del ámbito de la función de dirección de proyectos, “degradándola” a una mera función de reporting que se realiza como parte del trabajo que “si aporta valor”, el trabajo técnico. Cuanto más grande es el proyecto más necesario se hace el aumento de dedicación a actividades propias de planificación, seguimiento,  control, comunicación, etc…

Otro aspecto que me gustaría destacar es la terminología. A lo largo de este artículo los términos que he ido usando han sido el de Director de Proyecto o Responsable de Proyecto, en contraposición al termino que quizá es el más usado: “Jefe de Proyecto”. Aunque pueda parecer trivial, esta sutil diferencia es, en mi opinión, importante a la hora de transmitir que papel desempeña dentro del proyecto. Desde mi punto de vista, el término jefe tiene una concepción más jerárquica y nos evoca métodos tradicionales de gestión casi enfocados al ordeno/mando, con una autoridad obtenida del rango más que de la ejecución de las funciones y las capacidades. Sin embargo la función del Director de Proyecto tiene que ir más allá de una simple “jefatura”, tiene una concepción de liderazgo, de conseguir que las cosas se hagan con independencia del rol jerárquico. Esto es así porque el Director de Proyecto deberá relacionarse, interactuar e incluso influir sobre perfiles y grupos de personas (stakeholders) sobre los que no siempre tendrá una ascendencia jerárquica para conseguir que las cosas ocurran. Esto le obligará a utilizar estilos/técnicas de dirección y gestión de lo más diverso para asegurar cumplir su objetivo final: el éxito del proyecto.

¿Y cuales son las responsabilidades de un buen Director de Proyecto? Volviendo a tomar como referencia una de las guías más usadas sobre el tema, la guía PMBok®, las responsabilidades del Director de Proyecto son:

  • Asegurar que todos los hitos y resultados sean alcanzados cumpliendo las restricciones de tiempos, costes y respetando los estándares de calidad.
  • Alcanzar los objetivos contractuales.
  • Deberá dedicarse al proyecto en si, en lugar de aspectos funcionales y técnicos.
  • Trabajar conjuntamente con los Responsables Funcionales para asegurar que los recursos se empleen en forma eficaz y eficiente.
  • Actuar como el punto principal de comunicación entre el cliente, patrocinador, la alta dirección y las direcciones funcionales.
  • Preparar planes realistas.
  • Mantener informados a stakeholders.
  • Tomar todas las decisiones necesarias en el ámbito del proyecto.
  • Proponer o iniciar acciones correctivas.
  • Resolver conflictos.
  • Responsabilidad final total.

En último término, el grado de autoridad del director del proyecto dependerá el tipo de organización, su cultura y estructura organizativa.

Teniendo en cuenta todos estos puntos, queda patente que las habilidades que debe desarrollar un buen Director de Proyecto tienen que ser específicas para esa función y distintas de las habilidades que tiene que desarrollar un perfil más técnico (no por ser un buen albañil vas a ser un buen capataz). Ambas actividades, aunque necesarias y relacionadas en una obra, necesitan perfiles distintos: una persona puede ser un buen informático, o un buen médico, pero un pésimo Gestor. No basta con ser un buen programador o un excelente médico para ser un buen responsable de proyectos. De ahí que muchas veces nos venga a la cabeza la frase “era un buen técnico pero un pésimo gestor”, y eso se debe a que las habilidades a desarrollar son distintas. Pero eso será tema de otro artículo.

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