Las PYMES y la Dirección de Proyectos

Algunos de los que estáis leyendo este, y otros de los artículos publicados en este blog, es probable que tengáis cierta cara de escepticismo o indiferencia ante algunos de los temas que se han ido comentando. Seguramente muchos de vosotros pertenezcáis a ese gran grupo de personas que trabaja en una PYME o seáis autónomos. No en vano, España es una país con una fuerte presencia de PYMES y micro-empresas: «Según datos del 2º Trimestre de 2022, más de 1,62 millones de empresas no tenia empleados (vamos, que son autonomos), lo que supone un 54,98% del total de empresas. Además, otras 1,13 millones de empresas (38,4% del total) tenían entre uno y nueve empleados. Eso significa que el 93,92% de empresas españolas son PYMEs sin asalariados (autónomos) o microempresas con hasta 9 empleados» (Fuente Ministerio Industria: Informe PYME 2º Trimestre 2022).

En este escenario, es lógico entender ese escepticismo o puede surgir la idea de «la gestión de proyectos está muy bien, pero no es para mi». Al fin y al cabo, en la mayoría de las pymes el equipo de trabajo se puede contar con los dedos de una mano, y sobran 4 ;-). Sin embargo eso no significa que no podamos utilizar estas herramientas y técnicas en nuestra gestión del día a día, en nuestros proyectos, con independencia del tipo de empresa en la que trabajemos.

Lo primero que hay que dejar claro es que proyectos se hacen tanto en grandes empresas como en pequeñas, incluso autónomos. Eso sí, lógicamente no tienen la misma envergadura (duración, esfuerzo, recursos,…) que en una gran empresa. Pero incluso una pequeña carpintería, una gestoría o un pequeño despacho de abogados realiza trabajos que realmente son proyectos y se pueden gestionar como tal: la construcción de un mueble de cocina es un proyecto, la elaboración de la declaración fiscal podría gestionarse como un proyecto, o incluso un pleito. Hay que recordar que un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único: una cocina terminada, la declaración de la renta, una sentencia, etc….

Seguramente estaréis pensando que para ese viaje no necesitáis estas alforjas pero ¿Qué es al final gestionar un proyecto? Mas allá de técnicas, herramientas, metodologías, creo firmemente que gestionar un proyecto es una actitud, un compromiso: un compromiso de hacer las cosas con rigor, transparencia y de una manera sistemática, aunque flexible. Vale, como PYME/Autónomo la situación normal es encontrarnos con que «YO soy el equipo de proyecto» con lo que «coordinarme» conmigo mismo debería ser fácil (aunque no siempre lo es 😀 ). Sin embargo, por muy pequeña que sea la empresa, el proyecto (semanas, meses, años) o el producto/servicio a realizar, hay elementos que siempre estarán ahí y tendremos que manejar: cliente, usuario, proveedores,…y con ellos tendremos que comunicarnos, entender claramente lo que necesitan y esperan, comprometer unos plazos, manejar unos costes, gestionar unos riesgos, etc… Pues para todo eso las guías de gestión de proyectos nos pueden proporcionar una gran ayuda.

Y aquí tenemos otra clave relevante: el termino Guía. Muchas veces tenemos la mala costumbre de interpretar muchas de las guías y normas existentes en el mercado (PMBok®, SPICE®, ISO 21500,…) como un conjunto de reglas de obligado cumplimiento e inalterables. Y esto pasa porque muchas veces pervertimos el lenguaje, y convertimos lo que realmente es una guía en un dogma de fe que tenemos que cumplir a pies puntillas. No tenemos que ser «extremistas metodológicos» y regirnos a rajatabla por lo que diga un libro o el consultor de turno. Tenemos que ser lo suficientemente hábiles como para saber adaptar esas guías, metodologías y modelos a la realidad de cada empresa y cada proyecto. Como digo muchas veces, no hay metodología pesada, los pesados muchas veces somos los consultores o «expertos» que no interpretamos y adaptamos las herramientas y procesos a la realidad de cada situación: cada empresa es única y necesita soluciones únicas (aunque es más cómodo generalizar). Por eso es importante entender bien el significado de los distintos términos, ya que no es lo mismo utilizar una guía, que nos proporciona una orientación, que un modelo que nos aporta un marco de referencia:

• Metodología: puede entenderse como el conjunto de procedimientos que determinan una investigación de tipo científico o marcan el rumbo de una exposición doctrinal.
• Modelo: es un esquema o marco de referencia que aglutina un conjunto de prácticas a seguir, vinculadas a los procesos de gestión y el desarrollo de proyectos.
• Guía: algo que tutela, rige u orienta.
• Estándar:  Que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia por ser corriente, de serie.

Por último me gustaría resaltar otro problema en el que solemos caer: pensar que para poder gestionar un proyecto vamos a necesitar, o es imprescindible, la «súper herramienta» que pulsando un simple botón nos resuelva todos nuestros problemas y haga el trabajo ipso-facto. Aunque no lo parezca leyendo la publicidad o características de algunos productos, no hay la herramienta perfecta. Pero además, ni siquiera es necesario tener la «súper herramienta» para gestionar un proyecto. Nos facilita la vida, sí, pero perfectamente podemos gestionar un proyecto con herramientas tan simples y comunes como: procesador de textos, hoja de cálculo y gestor de correo electrónico. La herramienta nunca debe de ser un fin en si mismo, sino un medio. Tenemos que tener claro lo que necesitamos hacer y unos conocimientos teórico-prácticos muy sólidos para gestionar proyectos. Para ello necesitamos formarnos y entender que gestionar un proyecto es algo más que usar el Microsoft® Project de turno.

En definitiva, debemos considerar la gestión de proyectos como una actitud, una sistemática de trabajo que perfectamente puede ser utilizada en cualquier ámbito empresarial y tipo de empresa, aunque eso sí, con mucho sentido común (que por desgracia, muchas veces, es el menos común de los sentidos)….