Vivimos en una sociedad donde el acceso a la información ha dejado de ser un privilegio de unos pocos y se ha democratizado. Hoy en día, y a un simple golpe de ratón, podemos acceder a gran variedad de datos a través de múltiples fuentes: buscadores, periódicos online, blogs, redes sociales,…La revolución tecnológica que estamos viviendo está produciendo una revolución social y profesional en la forma en como nos relacionamos con nuestro entorno. La información sigue siendo importante, pero cada vez cobra más peso COMO accedemos/adquirimos dicha información, aspecto que se ha visto reforzado/agravado con las FAKE NEWS: si no aseguramos/garantizamos la fuente de información, ayudamos a propagar falsas verdades. En este entorno, una red social corporativa puede convertirse en una herramienta de referencia que nos permitirá reforzar algunos aspectos clave en nuestro trabajo:
- Rapidez. Toma rápida de decisiones.
- Fiabilidad. Calidad de los datos.
- Colaboración. Compartir la información.
- Accesibilidad. Una única fuente de datos, múltiples dispositivos para acceder.
El tema es muy amplio, pero vamos a abordar, brevemente, como nos puede ayudar una red social corporativa desde la perspectiva de la ejecución de Proyectos.
Los Proyectos y las Redes Sociales
En el ámbito de los proyectos, la comunicación es uno de los factores críticos de un proyecto. Pero, ¿qué entendemos como comunicación en el ámbito de un proyecto?
- Según la guía del PMBok® (cuerpo de conocimiento de la gestión de proyectos), una de las principales referencias de todo director de proyecto, la gestión de la comunicación incluye todos los procesos necesarios para asegurar la generación, recolección, distribución, almacenamiento y última disposición de la información del proyecto, en forma y tiempo apropiados.
Esto significa que el responsable de proyecto se tiene que asegurar de que todos los interlocutores de su proyecto (stakeholders) poseen o tienen acceso, en el momento adecuado, a la información requerida utilizando los medios más adecuados y eficaces. Esto es muy relevante ya que una mala gestión de la comunicación y la información en un proyecto puede «disparar» el tiempo que el responsable del proyecto invierte en comunicar, distribuir, compartir y acceder a la información, e incluso abocarlo al fracaso.
Para que un responsable de proyecto pueda acceder a la información adecuada en cada momento, tiene que interactuar con su equipo de trabajo, sus clientes, sus proveedores, y cuanto más «cerca» se encuentre del trabajo que se está realizando, mejor información obtendrá. Básicamente, el responsable de proyecto tiene que ser SOCIAL con todos aquellos Stakeholders de su proyecto y, cada vez más, no basta con las habilidades sociales basadas en una interacción «presencial». Tenemos que buscar apoyo en herramientas que nos permitan gestionar, de forma online/virtual, equipos multidisciplinares y multilocalizados.
En este escenario, una red social corporativa puede jugar un papel diferenciador. Si compartimos aspectos de nuestra vida cotidiana, ¿por qué los miembros de un equipo de proyecto no pueden compartir, a través de una red social corporativa, sus problemas, dudas inquietudes relacionadas con las actividades que están llevando a cabo en el proyecto?. Esa actividad ya se viene realizando, en conversaciones de pasillo, por teléfono, pero es difícil tener un soporte documental de que se ha comentado o a que conclusiones hemos llegado. El uso de herramientas colaborativas puede hacer aflorar y documentar información que de otra forma se perdería. En aquellas organizaciones más orientadas a proyectos, una red social corporativa pueden aportar un gran valor compartiendo y accediendo a la información de forma sencilla y rápida.
Aunque seguro que hay muchos más, estos son algunos de los beneficios que nos podría aportar:
- Rápido acceso a una de las mejores fuentes de conocimiento: la experiencia del equipo. Los perfiles senior son una excelente fuente de conocimiento y ese conocimiento permite resolver las diferentes situaciones que se nos presentan en el día a día de un proyecto. Actividades de coaching, mentoring, tutorización, formación o resolución de dudas se pueden realizar de una forma muy dinámica a través de una red social corporativa.
- Repositorio de información, documentos del proyecto. Aunque este punto ya está resuelto con muchas otras herramientas, la red social puede ser el punto principal de acceso a los recursos compartidos. Sería convertir las actuales intranet estáticas o monodireccionales (siempre enfocada desde la empresa hacia el empleado) en un entorno social y colaborativo ‘empresa-empleado’ y ‘empleado-empleado’ (más allá de una simple web pregunta-respuesta).
- Reducir el mal de la “reunionitis”. En muchas organizaciones hay un exceso de reuniones y lo que es peor, muy poco eficientes. Muchas veces terminamos el día con la sensación de no haber hecho nada «productivo». Reuniones sencillas de intercambio de información y puesta al día, se podrían sustituir con breves reuniones virtuales (e-meetings): por ejemplo, la situación de nuestro proyecto, aclaración de dudas,… Estas e-meetings no sustituirán a las reuniones presenciales, sino que se complementarían y las reducirían al mínimo imprescindible, ya que el coste, tanto económico como en coste-oportunidad (lo que dejo de hacer) es muy elevado.
- Simplificar la gestión en entornos multi-site. En entornos donde el equipo de trabajo está localizado en distintas ubicaciones de la empresa o del cliente (o incluso en situaciones de tele-trabajo), la red social nos facilitará enormemente esa labor de «compartir», reduciendo, o incluso eliminando, los problemas derivados de no estar ubicados en el mismo sitio.
- Gestión desatendida. En muchas ocasiones sufrimos muchas pequeñas interrupciones que rompen nuestro ritmo normal de trabajo. Las redes sociales nos permitirán que muchas de esas pequeñas interrupciones se pudieran derivar a través de ese canal para poder atenderlas en otro momento…incluso podrían ser resueltas por cualquier miembro del equipo de manera colaborativa, dejando constancia de su resolución en el propio «entorno social».
Nuestro valor, cada vez más, no está sólo en lo que sabemos, sino en lo rápido que nos podemos «actualizar» (saber lo que no sabemos, adquirir conocimiento) y como lo compartimos con nuestros colaboradores. En este escenario, una red social corporativa puede convertirse en un perfecto entorno de trabajo donde los distintos stakeholders (interesados) de nuestro proyecto puedan interactuar en función de su rol, con independencia de su ubicación física y temporal. El entorno de trabajo es una actividad netamente social en la mayoría de las ocasiones ¿por qué no utilizar redes sociales corporativas? De esta forma compartir el conocimiento entre el equipo de proyecto puede ser mucho más ágil aunque, para lograrlo, será necesario un cambio cultural en las organizaciones.