Antes de lanzarse a un nuevo proyecto, es fundamental analizar no solo los costes de ejecución, sino también los de mantenimiento, operación y actualización. De la misma manera que a la hora de evaluar la compra de un coche no sólo hay que tener en cuenta el coste de venta, si no que también hay que tener en cuenta los costes de mantenimiento (ruedas, revisiones,…), en los proyectos pasa lo mismo.
¿Qué son los costes recurrentes?
Los costes recurrentes son aquellos que se generan de forma periódica una vez que el proyecto ha sido entregado y puesto en marcha. Estos costes pueden incluir, por ejemplo, el pago de licencias, el alquiler de infraestructuras, el consumo de recursos, el personal de soporte, las reparaciones, las mejoras, etc.
Estos costes pueden variar según el tipo, la complejidad y la duración del proyecto, así como según las condiciones contractuales y las expectativas del cliente. Algunos proyectos pueden tener costes recurrentes muy bajos o nulos, mientras que otros pueden suponer un gasto significativo a lo largo del tiempo.
¿Por qué es importante identificar los costes recurrentes antes de iniciar un proyecto?
Identificar los costes recurrentes antes de iniciar un proyecto tiene varias ventajas, tanto para el proveedor como para el cliente del proyecto. Entre ellas, se pueden destacar las siguientes:
- Permite hacer una estimación más realista y precisa del retorno de la inversión (ROI) del proyecto, así como del punto de equilibrio (break-even) y del margen de beneficio.
- Facilita la planificación financiera y la asignación de recursos, evitando posibles desajustes entre los ingresos y los gastos del proyecto.
- Ayuda a negociar las condiciones del contrato y a establecer las responsabilidades y los compromisos de cada parte respecto al mantenimiento y la operación del proyecto.
- Mejora la satisfacción y la fidelización del cliente, al evitar sorpresas desagradables, reclamaciones o conflictos derivados de costes inesperados o no acordados.
- Reduce los riesgos de incumplimiento, impago o pérdida del proyecto, al garantizar la viabilidad y la sostenibilidad del mismo a largo plazo.
- Permite asegurar que el resultado del proyecto, el entregable, se esté manteniendo y no se devalué por falta de recursos para tenerlo al día.
¿Cómo identificar los costes recurrentes de un proyecto?
Para identificar los costes recurrentes de un proyecto, es necesario realizar un análisis exhaustivo y detallado de todos los aspectos que pueden influir en el funcionamiento y la evolución del proyecto una vez entregado. Algunos de los pasos que se pueden seguir son los siguientes:
- Definir el alcance, los objetivos y los requisitos del proyecto, así como las expectativas y las necesidades del cliente.
- Estudiar el mercado, la competencia y las tendencias del sector al que pertenece el proyecto, para anticipar posibles cambios o demandas futuras.
- Elegir la metodología, las herramientas y las tecnologías más adecuadas para el desarrollo y la entrega del proyecto, teniendo en cuenta su calidad, su compatibilidad y su obsolescencia.
- Estimar los costes de ejecución del proyecto, incluyendo los de diseño, desarrollo, pruebas, implantación y entrega.
- Estimar los costes recurrentes del proyecto, incluyendo los de mantenimiento, operación, actualización y soporte.
- Comparar los costes de ejecución y los costes recurrentes con los ingresos esperados del proyecto, para calcular el ROI, el break-even y el margen de beneficio.
- Negociar con el cliente las condiciones del contrato, especificando claramente quién asume cada uno de los costes recurrentes y cómo se van a facturar.
- Documentar y comunicar los costes recurrentes del proyecto, tanto al cliente como al equipo de trabajo, para garantizar la transparencia y el seguimiento del proyecto.
En conclusión, identificar los costes recurrentes de un proyecto es una tarea esencial para asegurar el éxito y la rentabilidad sostenible del mismo, evitando la aparición tardía de costes ocultos. Al hacerlo, se evitan problemas, se optimizan recursos y se mejora la relación con el cliente.