Reuniones: esa extraña forma de trabajar sin dar un palo al agua (Edición 2026)

Parece que fue ayer, pero hace ya casi dos años que hablamos de esto («El exceso de reuniones: un problema demasiado extendido en las organizaciones«) y pensamos, malo será que no cambiemos la tendencia con la flexibilidad del teletrabajo. Y oye, malo fue: ni una pandemia mundial ni el teletrabajo han servido de escarmiento. Al contrario: ahora, en lugar de perder el tiempo en una sala con aire acondicionado (que al menos estaba fresquito), lo perdemos mirando una cuadrícula de caras pixeladas en Zoom. El escenario cambia, pero el sainete es el mismo.

Hace años, los señores de Doodle decían que perdíamos 187 horas al año en reuniones. Uno, en su inocencia, pensaría que con el trabajo híbrido la cosa mejoraría, ¿verdad? Pues sentidiño, poco. Según los datos más frescos de Flowtrace (2025), el empleado corporativo medio se zampa ahora unas 11,3 horas semanales en reuniones. Haz la cuenta: nos pasamos un día y pico a la semana «reunidos». Y lo mejor es que el 35% de ese tiempo se considera, directamente, basura.

Un agujero negro de billetes

Si te gustan los números grandes para asustar al personal en el próximo comité de dirección, aquí tienes artillería pesada:

La London School of Economics (2024) dice que un tercio de las reuniones no sirven para nada. El coste de este «no hacer nada» son unos 259.000 millones de dólares en EE. UU. (casi nada).
Si miramos el mapa completo, se calcula que tiramos a la basura 24.000 millones de horas al año a nivel mundial en reuniones improductivas.

Básicamente, estamos quemando la riqueza de varios países (el PIB, para los de económicas) para decidir si el logo va un milímetro a la izquierda o para escuchar a alguien leer un PowerPoint que ya nos envió por correo hace tres días. Un plan sin fisuras.

¿Por qué nos gusta tanto perder el tiempo?

Si todos sabemos que las reuniones son un peñazo, ¿por qué seguimos convocándolas? Pues porque el ser humano es así:

El «Por si las moscas» (Falta de planificación): Se convoca a todo el departamento porque «total, así todos se enteran». Resultado: 10 personas con la cámara apagada comprando en Amazon mientras 2 hablan de algo que solo les importa a ellos.
El síndrome del «Vigilante» (Falta de confianza): Hay jefes que si no ven el puntito verde en el chat o tu cara en la pantalla, piensan que estás en el sofá viendo Netflix. La reunión no es para gestionar, es para pasar lista, como en el colegio.
La parálisis por consenso (Miedo a decidir): Esa manía de que todo se decida «en grupo». Así, si el proyecto se estrella, la culpa es de la «comisión» y nadie tiene que dar explicaciones solo. Es la muerte de la autonomía (o sea, dejar que la gente trabaje sin pedir permiso para respirar).
La necesidad de «casito» (Validación): Hay quien convoca una reunión solo para que le digan lo bien que lo hace. Es como subir una foto a Instagram buscando likes, pero con el logo de Microsoft Teams de fondo.

La reunión como escudo (o la técnica del calamar)

A las causas anteriores, hay que sumar una que es muy de nuestra tierra: el miedo a mojarse.

La dilución de la responsabilidad: Es el arte de esconderse en el grupo. Si tomo una decisión yo solo y sale mal, me cae la del pulpo. Pero si convocamos a doce personas y hacemos tres rondas de brainstorming (o lluvia de ocurrencias), si el proyecto falla, la culpa es de «la reunión». Es la técnica del calamar: soltamos tinta para que nadie sepa quién tenía que haber apretado el botón.
La paradoja de la parálisis: Lo más gracioso (por no llorar) es que estas reuniones «decisorias» acaban, paradójicamente, sin decidir nada. Se cierran con el clásico: «Bueno, esto tenemos que darle una vuelta, vamos a verlo en la siguiente sesión». Y así se crean reuniones que podrían haber sido un email… pero que terminan teniendo más temporadas que Cuéntame.

El «efecto secundario» (y no es sueño)

Abusar de este sistema no es gratis. Te deja unas secuelas que ni el fisio te arregla:

Productividad bajo mínimos: Si estás en una reunión, no estás trabajando. Es pura matemática, no hay más.
Muerte de la iniciativa: Cuando la gente se acostumbra a que todo se «valide» en grupo, deja de pensar por su cuenta. ¿Para qué, si luego me van a tener dos horas discutiendo el color de la diapositiva?
Estrés de «hacerlo luego»: Salir de una reunión a las 18:00 para empezar a hacer el trabajo real. La receta perfecta para acabar quemado.

Guía de supervivencia: ¿Cómo no morir en el intento?

Para que una reunión no sea un funeral de neuronas, habría que seguir el Ciclo de las 3 P (y aplicarse el cuento):

Antes (Planificación): El filtro del café. Si no hay una agenda (una lista de puntos a tratar) y un objetivo claro, no hay reunión. Es una charla, y para eso ya tenemos la máquina de café.
Durante (Participación): Al grano, que hay ropa tendida. Respetar el tiempo es sagrado. Si la reunión es de 30 minutos, a los 31 el primero que se desconecte merece una medalla al valor.
Después (Post-reunión): ¿Y ahora qué? Si después de una hora nadie sabe qué tiene que hacer mañana, habéis fracasado. Hay que salir con «deberes» claros y responsables asignados.

Un último consejo de amigo

Antes de darle al botón de «Invitar» en el calendario, hazte un favor y piensa: «¿Podría solucionar esto con un mensaje o un email?».

Si la respuesta es sí, borra la convocatoria, envía el correo y deja que tu equipo trabaje tranquilo. Te lo agradecerán más que si pusieras fruta gratis en la oficina. Al final, se trata de valorar los resultados y no de coleccionar horas de pantalla. Porque estar en una videollamada no es trabajar; la mayoría de las veces, es impedir que otros trabajen.