Cuando oímos la palabra presentar nos suele venir a la cabeza un gran auditorio, con muchas personas mirándonos fijamente y, como poco, nos impresiona. Esa impresión, el “respeto escénico”, nos pone alerta y preparamos la presentación con mucho mimo y dedicación. Sin embargo, cuando la presentación es en un ámbito más acotado, en una reunión, no tenemos esa misma tensión y podemos relajarnos en su preparación. Bajamos la guardia.
Después de haber asistido a unas cuantas reuniones, he visto como muchos proyectos se enquistaban porque las reuniones no estaban lo suficientemente preparadas y los asistentes salían con una impresión de pérdida de tiempo. Las reuniones son el primer escaparate de nuestros proyectos y como tal tenemos que cuidarlas con esmero. No podemos ir a una reunión como el que va a tomar un café, a lo que salga.
Toda reunión tiene una serie de elementos básicos que deberíamos tener en cuenta, tanto antes como durante:
- Agenda previamente establecida. Cuantas veces has recibido convocatorias de reunión de la que lo único que sabes es el título. Si no dejas claro el objetivo de la reunión al invitar a los asistentes, lo más probable es que no asistan todas las personas necesarias y necesites otra reunión adicional.
- Preparación de los participantes. Asegúrate de llevar toda la información que puedas necesitar durante la reunión, en base a la temática fijada en la agenda.
- Invitar sólo a las personas necesarias. Hay reuniones que son como banquetes, en las que no dejan de crecer el número de invitados. Nuestro tiempo es muy valioso y en muchas organizaciones hay el síndrome de la reunión: reunionitis. Para minimizarlo asegúrate que sólo aquellas personas que se puedan ver afectadas por la temática son las que van a asistir a la reunión. Ten presente que “la duración de una reunión aumenta al cuadrado del número de personas presentes” (Robert K. Mueller).
- Comenzar puntualmente. No estar a la hora prevista es una falta de respeto hacia los asistentes. Deja un pequeño margen de cortesía pero empieza a tu hora y empieza con la temática de la reunión, no comentando el partido del día anterior (eso puede quedar para el café).
- Explicar el propósito y el resultado esperado. Como en cualquier presentación, tienes que enganchar desde el principio. Es muy frustrante estar en reuniones que después de 10 minutos no sabes que esperan lograr, ni el objetivo que buscan (a veces no sabes ni de que van).
- Respetar la agenda, controlar el tiempo. Hay vida, y sobre todo trabajo que hacer, después de una reunión. Es de buen anfitrión cumplir el objetivo de tiempo establecido, comunicas compromiso y efectividad.
- Documentar los elementos de acción. Es engorroso pero alguien tiene que hacerlo. Toda reunión debería tener su acta donde, al menos, se detallen los acuerdos alcanzados y las acciones acordadas, las cuales deberán ser revisadas al inicio de la siguiente reunión del proyecto. Esas acciones deberán tener identificado un responsable claro y una fecha objetivo, ya que de lo contrario es probable que esa acción quede en el olvido.
- Reconfirmar decisiones. Una buena forma de terminar la reunión consiste en recordar, brevemente, los acuerdos alcanzados y las acciones fijadas. Como en toda presentación, los mayores impactos en los asistentes se producen al principio y al final, así que asegúrate que los asistentes salen con los puntos relevantes bien fijados.
En mi caso, me suele resultar de ayuda pensar en las reuniones desde un punto de vista económico ¿Cuál ha sido el coste de esta reunión? (en términos de coste hora por asistentes) ¿Cuál ha sido el objetivo alcanzado? ¿Qué nos ha aportado? ¿mereció la pena? Recuerda que una sala de conferencias vacía cuesta menos que una llena de gente perdiendo el tiempo.
Y tú ¿Cómo te vas a enfrentar a tu próxima reunión?