Las Habilidades de un Director de Proyecto

En el anterior artículo nos centramos en remarcar la importancia del rol de Director de Proyecto y cuáles son sus funciones principales, pero ¿Qué nos convierte en un buen director de proyecto? Dirigir/liderar un proyecto es algo más que ejecutar un conjunto de actividades, se requieren unas habilidades especificas distintas de las que podríamos necesitar como técnico/especialista de proyecto.

A la hora de gestionar/dirigir un proyecto el director de proyecto deberá:

  • Planificar los trabajos/actividades que tienen que ser realizados para alcanzar los objetivos del proyecto y cumplir las expectativas del cliente.
  • Organizar todos los elementos (recursos) que interaccionan a lo largo de la vida de un proyecto. Esta actividad requerirá que el director de proyecto disponga de cierto nivel de autoridad dentro de la organización.
  • Gestionar las Personas, ya sean clientes, usuarios, equipo de proyecto, etc… en definitiva, los stakeholders. Los proyectos son realizados por personas y no siempre los objetivos son compartidos o son entendidos de manera correcta.
  • Dirigir y Liderar. Liderar es algo más que mandar o dar órdenes. Un buen líder forma parte del mismo equipo que trabajo que está liderando y no es un “agente externo” que se limita a establecer unos objetivos a alcanzar y unas tareas a ejecutar. El líder se implica con el propio equipo.
  • Controlar/Monitorizar que el proyecto se está desarrollando conforme el plan establecido y, si no es así, definir las medidas correctivas necesarias.

Para desarrollar esas actividades no basta con tener una buena base de conocimientos técnicos ya que, como ya hemos visto, un buen albañil no hace un buen capataz. Para gestionar un proyecto necesitaremos un conjunto de habilidades que podríamos clasificar en tres grandes grupos:

  • Capacidades Técnicas. Todo director de proyecto tiene que tener unos sólidos conocimientos técnicos: conocimiento de procedimientos, métodos, procesos, herramientas y técnicas que nos permitirán afrontar todo proyecto con mayores garantías.
  • Capacidades Humanas. Habilidades que permitan trabajar con personas (comunicación, negociación, trabajo cooperativo,…). Nuestra habilidad para coordinar y controlar los proyectos mejorará significativamente gracias a una serie de habilidades interpersonales y liderazgo con el equipo de proyecto. 
  • Capacidades Conceptuales y de Diseño. Capacidad de entender el entorno, analizarlo y adaptarse. Un proyecto, por definición, siempre es cambiante, por lo que tenemos que ser capaces de adaptarnos a los cambios que surgen a lo largo del proyecto.

Al final, gestionar un proyecto es un Arte que se basa en la aplicación de una serie de conocimientos científicos. El arte consiste en aplicar nuestros conocimientos, experiencia y habilidades de manera adecuada en el momento correcto y, aunque no garantiza el éxito del proyecto, nos permite reducir el riesgo de fracaso. Para ello deberemos potenciar/desarrollar algunas habilidades clave:

  • Comunicación. Una comunicación clara y efectiva es fundamental para todo director de proyecto. No sólo es importante el qué se comunica (el nivel de detalle a utilizar y la perspectiva), sino el cómo (que medios vamos a utilizar) y el cuándo (elegir el momento en el que se realizará dicha comunicación). Además hay que asegurarse que el receptor ha recibido y entendido lo que se ha querido comunicar, con lo que la retroalimentación (feedback) se convierte en un elemento base como un medio para evitar malentendidos e incomprensiones.
  • Negociación. En todo proyecto pueden existir expectativas dispares e incluso contrapuestas, con lo que cobra relevancia las habilidades de negociación como una forma de alinear las expectativas de los participantes con los objetivos del proyecto.
  • Solución de problemas. Un director de proyecto debe de ser proactivo, adelantándose a los posibles problemas que puedan afectar al éxito del proyecto (riesgos) y establecer planes que minimicen o eviten su impacto. Sin embargo, en último término, si el problema no ha podido evitarse, tiene que tener la capacidad de gestionar ese tipo de situaciones de forma eficiente. Un director de proyecto debe ser resolutivo, capaz de asumir responsabilidades e involucrar a los demás en el proyecto.
  • Delegación. Aunque la responsabilidad global del día a día del proyecto recae sobre los hombros del director de proyecto, eso no significa que tenga que hacer todo el trabajo. La capacidad de organizar el trabajo del proyecto y, a continuación, asignar varios aspectos de la misma a las partes interesadas, es crucial. La delegación efectiva ayuda a asegurar que cada tarea se lleva a cabo por la persona más adecuada en el momento más adecuado.
  • Influencia sobre organización. Capacidad decisoria dentro del ámbito del proyecto, con lo que implica que hay que tener cierto nivel de influencia y autoridad dentro de la organización.
  • Capacidad de Análisis. A lo largo de un proyecto nos enfrentaremos con grandes cantidades de datos y cuestiones complicadas. Por lo tanto, necesitamos una gran capacidad de análisis con el fin de dar sentido a la información y encontrar soluciones.

Todo esto hace que la profesión de director de proyecto sea de largo recorrido y nos obligue, y obligue a las empresas, a tomarla en serio. Se hace necesario huir del concepto de “Director de Proyecto por Accidente” y tanto profesionales como las propias organizaciones necesitan poner el foco en esta actividad. Vivimos en un entorno laboral cada vez más proyectizado donde cobra especial importancia el rol del director de proyecto.

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La importancia de la comunicación no verbal

Seguro que te suena esto: “la primera impresión es la que cuenta”. No quiero entrar en un debate sobre esa afirmación pero, lo que no me podréis negar, es que vivimos en una sociedad visual, donde la información que primero percibimos y que causa un mayor impacto (positivo o negativo) es la que recibes por el sentido de la vista: televisión, internet, presentaciones,… A la hora de realizar una presentación tienes que ser consciente que una parte muy importante de la comunicación entra dentro de la categoría de lo “no verbal”. En esa categoría incluimos las señales y los gestos que emites a la audiencia así como aspectos como el tono de voz. Esos gestos y señales tienen que ir acompasados con el resto de tu presentación para dar credibilidad y fuerza a tu mensaje. Muchas veces transmitimos más con un gesto que con mil diapositivas. Una presentación se convierte en excelente, no solo por lo que dices sino por como lo dices. En todo evento/acto de comunicación lo primero que transmites a tu audiencia no es lo que dices, sino cómo lo dices, incluso mucho antes de empezar a hablar. Esos segundos previos donde preparas tu diapositiva, donde te están presentando, ya están transmitiendo algo a tu audiencia. Tus gestos, tu mirada, ya le están transmitiendo a la audiencia tu actitud (que no aptitud): seguridad, nerviosismo, incomodidad,…  

La comunicación no verbal tiene una función muy importante dentro de tu presentación: 

  • Te permitirá apoyar lo que estás diciendo. 
  • Podrás destacar o intensificar el significado de tu mensaje. 
  • Podrás usarla como sustituto de algunas palabras. 
  • Te permitirá transmitir emociones a la audiencia. 

Algunas de las claves que tienes que tener en cuenta en la forma en que transmites la información son: 

  • La presentación no empieza en el momento que empiezas a hablar, empieza antes. Ese momento previo en el estrado cuando estas esperando a que se siente la audiencia o a que te presente el moderador, es muy relevante. Tus gestos, tu mirada, tus manos (¿qué hago con ellas?) ya están transmitiendo algo a tu audiencia: si estás nervioso, si estás inseguro,… 
  • Adáptate a la audiencia. Tienes que tener en cuenta la audiencia de tu presentación y adaptarte tanto en el lenguaje, como en los gestos, tu actitud, la apariencia. En definitiva, tu imagen personal. En función del tipo de audiencia, y su contexto, podrás apoyarte en la comunicación no verbal para transmitir cercanía, seriedad, complicidad, positividad,… 
  • La importancia de la mirada, del contacto visual. Una de las mejoras formas de contactar con tu audiencia es a través de la mirada. Asegúrate que tu mirada “barre” toda la audiencia, no te centras sólo en un punto fijo o, peor aún, evita por todos los medios no mirar a la audiencia (mirada perdida, mirada al suelo o estar mirando constantemente a la presentación dando la espalda a la audiencia). 
  • Cuida tu tono de voz a lo largo de toda el evento. A lo largo de toda la exposición tienes que saber manejar el volumen, la entonación, el timbre y los silencios. Cuidado de mantener un timbre monótono y bajo, ya que puede hacer que tu audiencia desconecte. Haz cambios de ritmo y de entonación para mantener el interés. 
  • Pero sobre todo transmite Energía y Entusiasmo, pero con naturalidad. Aunque parezca algo básico, tienes que creerte lo que estás contando mostrando entusiasmo y motivación en tu ponencia. Si no transmites credibilidad en tu mensaje, ¿crees que la audiencia se lo va a creer? Básicamente consiste en tener una actitud muy positiva y sobre todo, intenta ser natural en los movimientos. No tienes que forzar ni adoptar una pose porque pueda acabar siendo contraproducente: se tú mismo

Así que ya sabes, si quieres reforzar tu mensaje prepara los aspectos no verbales de tu comunicación. Tienes que ensayar para transmitir naturalidad y sobre todo nunca fuerces ser lo que no eres

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Gestionar proyectos: la gestión de la incertidumbre

Muchas veces, cuando un profesional, especialmente con un perfil técnico, se embarca en la aventura de gestionar proyectos (o lo embarcan) busca desesperadamente herramientas, técnicas, check-list que le guíen, a pies juntillas, en esa ardua labor que es gestionar un proyecto. Cuando empiezo una formación relacionada con la gestión de proyectos siempre remarco que, aunque veamos herramientas/técnicas, hay otros aspectos a tener en cuenta y no siempre podemos seguir un patrón claramente establecido porque no todos los proyectos son iguales. Una de las frases que, en mi opinión, define que es gestionar un proyecto es esta:

Gestionar un proyecto es un Arte que se basa en conocimientos científicos.

Siempre que utilizo la frase anterior, genera un poco de polémica y llama la atención, sobre todo teniendo en cuenta que una Guía como PMBok® establece una serie de procesos (47), herramientas y técnicas que tienen, o intentan, tener un enfoque científico. Entonces, ¿dónde está la parte artística?: En saber aplicar de forma adecuada esas técnicas, herramientas y conocimientos en función del entorno en que se desenvuelve el proyecto.

No existe una única forma de dirigir los proyectos. Cada Director de Proyectos aplica sus conocimientos, habilidades e implementa los procesos necesarios de dirección de proyectos en un orden diferente y según niveles de rigor variables para lograr el desempeño esperado del proyecto.

En este escenario tan incierto, lo único cierto es la propia volatilidad inherente a todo proyecto. Como Directores de proyecto debemos de ser capaces de saber lidiar con esta volatilidad, con esa incertidumbre. Los Directores de proyecto son unos facilitadores para su equipo: no son el mejor experto técnico, ni el mejor conocedor del negocio/funcionalidad. Son personas que saben lidiar con la incertidumbre, manejarla, adelantarse a los problemas a través de una gestión de riesgos, son proactivos, saben comunicar y gestionar las personas. Y para desarrollar esa función es necesaria desarrollar una serie de habilidades.

Las habilidades que necesita un Director de Proyectos para resolver estos problemas van más allá de las Técnicas

Muchas veces, sobre todo cuando se empieza en esta función y se viene de un perfil técnico, es normal sentirse abrumado y desubicado. Pero hay que ser conscientes de nuestras capacidades y las habilidades que vamos a necesitar en este nuevo reto. La buena noticia es que aunque estás habilidades son bastante difíciles de encontrar, se pueden aprender, no es fácil, pero es factible.

Fuente: The competitive advantage of Effective talent management. PMI 2013.

Esta incertidumbre nos tiene que hacer entender que como directores de proyecto, aunque es nuestra obligación planificar nuestro proyecto, tenemos que ser conscientes (realmente todos los implicados en el proyecto deberían ser conscientes) que, por mucho esfuerzo que pongamos, la experiencia nos demuestra que no podemos esperar que se cumplan al 100% de nuestras previsiones. Esa expectativa es un error y una pérdida de tiempo que puede generar muchas frustraciones en el equipo de proyecto y el propio cliente/usuario. La misión de un director de proyecto es manejar esa incertidumbre sobre la planificación, hacer partícipes a todos los interesados de su evolución (a través de las actividades de seguimiento y comunicación) y adelantarse a los acontecimientos. No puede ser un mero espectador que espera a que surjan los problemas para resolverlos: no ser sólo los bomberos y hacer todo lo posible para que el incendio no se produzca (eso sí, si se produce hay que estar ahí, al pie del cañón).

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