¿Qué son las metodologías ágiles y cómo pueden ayudarnos a mejorar los resultados?

A estas alturas todos tenemos claro que la gestión de proyectos es una disciplina que implica planificar, organizar, ejecutar y controlar los recursos y actividades necesarios para alcanzar un objetivo específico. Sin embargo, en un entorno cada vez más cambiante, complejo e incierto, los métodos tradicionales de gestión de proyectos pueden resultar rígidos, lentos e ineficientes, sobre todo en determinados sectores/ámbitos como puede ser el desarrollo de software donde los objetivos, muchas veces, no están claramente identificados desde un primer momento si no que van cambiando. Por eso, cada vez más profesionales y organizaciones optan por adoptar formas de trabajar ágiles, que se basan en principios como la adaptación al cambio, la entrega de valor, la colaboración, la transparencia y la mejora continua.

En este artículo, vamos a enumerar, brevemente, algunas de las ventajas y desventajas de las formas de trabajar ágiles en el marco de la gestión de proyectos, y cómo pueden ayudarnos a mejorar nuestros resultados y satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y usuarios.

Las ventajas de las formas de trabajar ágiles

Mayor flexibilidad y adaptación al cambio

Una de las principales ventajas de las formas de trabajar ágiles es que permiten responder de manera rápida y efectiva a los cambios que puedan surgir durante el desarrollo de un proyecto, ya sean cambios en los requisitos, en el alcance, en el presupuesto, en el cronograma o en el entorno. En lugar de seguir un plan fijo y detallado desde el inicio hasta el final, las formas de trabajar ágiles se basan en iteraciones o ciclos cortos de trabajo, en los que se planifica, se ejecuta, se revisa y se adapta el producto o servicio que se está creando. De esta manera, se puede incorporar el feedback de los clientes y usuarios, y ajustar el rumbo del proyecto según las prioridades y el valor que se quiere entregar.

Mayor entrega de valor y satisfacción del cliente

Otra de las ventajas de las formas de trabajar ágiles es que se enfocan en entregar valor al cliente de forma frecuente y continua, en lugar de esperar a tener el producto o servicio terminado al final del proyecto. Esto implica que se entregan versiones funcionales y de calidad del producto o servicio, que se validan y se mejoran con el feedback del cliente y los usuarios, y que se priorizan las características o funcionalidades más importantes o de mayor valor. De esta manera, se puede reducir el riesgo de entregar un producto o servicio que no cumpla con las expectativas o necesidades del cliente, y se puede aumentar su satisfacción y fidelización.

Mayor colaboración y transparencia

Una tercera ventaja de las formas de trabajar ágiles es que fomentan la colaboración y la transparencia entre los miembros del equipo de proyecto, y entre el equipo y el cliente. Las formas de trabajar ágiles se basan en equipos multidisciplinares, autoorganizados y empoderados, que se comunican de forma frecuente y fluida, y que comparten información, conocimiento y aprendizajes. Además, las formas de trabajar ágiles implican una mayor participación e involucramiento del cliente en el proceso de desarrollo del producto o servicio, lo que permite establecer una relación de confianza y de cooperación mutua.

Mayor calidad y mejora continua

Una cuarta ventaja de las formas de trabajar ágiles es que mejoran la calidad del producto o servicio que se entrega, y la calidad del proceso de trabajo. Las formas de trabajar ágiles se basan en la aplicación de buenas prácticas, estándares y herramientas que aseguran la calidad del producto o servicio en cada iteración o ciclo de trabajo. Además, las formas de trabajar ágiles promueven la mejora continua, tanto del producto o servicio como del proceso de trabajo, mediante la realización de revisiones, retrospectivas y aprendizajes que permiten identificar y solucionar problemas, y aprovechar oportunidades de mejora.

Las desventajas de las formas de trabajar ágiles

Pero como todo en la vida, hay un lado menos amable, y que tenemos que tener presente ya que, en determinados contextos, ya sea del propio proyecto u organizativos, no siempre las formas de trabajar ágiles son la mejor alternativa.

Mayor incertidumbre y dificultad para estimar

Una de las principales desventajas de las formas de trabajar ágiles es que generan una mayor incertidumbre y dificultad para estimar el alcance, el tiempo y el costo del proyecto, debido a que se basan en el cambio y la adaptación constante. Esto puede provocar problemas de planificación, de gestión de expectativas y de control del proyecto, especialmente si el cliente o los stakeholders no están familiarizados o no están de acuerdo con las formas de trabajar ágiles. Por eso, es importante establecer una buena comunicación y una visión compartida del proyecto, y definir criterios de éxito y de aceptación claros y medibles.

Mayor dependencia y compromiso del equipo y el cliente

Otra de las desventajas de las formas de trabajar ágiles es que requieren una mayor dependencia y compromiso del equipo de proyecto y del cliente, ya que se basan en la colaboración y la participación activa de todos los involucrados. Esto puede suponer un desafío si el equipo o el cliente no tienen la disponibilidad, la motivación, la confianza o la capacidad de trabajar de forma ágil, o si hay conflictos o desacuerdos entre ellos. Por eso, es importante fomentar una cultura de trabajo ágil, que implique valores, principios y prácticas compartidas, y que promueva el respeto, la confianza y la cooperación.

Mayor riesgo de perder el foco y el control

Una tercera desventaja de las formas de trabajar ágiles es que pueden aumentar el riesgo de perder el foco y el control del proyecto, si no se establecen unos límites y unos criterios claros de lo que se quiere lograr y cómo se quiere lograr. Esto puede ocurrir si se abusa de la flexibilidad y la adaptación al cambio, y se pierde de vista el objetivo y el valor del proyecto, o si se descuida la calidad y la documentación del producto o servicio, o si se ignora el feedback o las necesidades del cliente o los usuarios. Por eso, es importante definir una visión y una estrategia del proyecto, y mantener un equilibrio entre el cambio y la estabilidad, y entre la creatividad y la disciplina.

En conclusión, las formas de trabajar ágiles ofrecen una serie de ventajas y desventajas que pueden ayudarte a gestionar tus proyectos de forma más eficiente, efectiva y satisfactoria, tanto para ti como para tus clientes y usuarios. Antes de abordar cualquier proyecto, debemos de tener claro cuál es la mejor aproximación para abordarlo con éxito: enfoque tradicional (en cascada), enfoque ágil o, incluso, un enfoque híbrido que combina las dos aproximaciones (que cada vez está más en auge en las organizaciones).